Adaptare.dk | Værktøj | Favoritværktøj 1 – Projektets mål og målbeskrivelse

Favoritværktøj 1 – Projektets mål og målbeskrivelse

10. apr, 2016

Klarhed over projektets mål og en god målbeskrivelse er fundamentet for al god kommunikation i et projekt.

Du får her mine tip til, hvordan du kan arbejde med at få målbeskrivelsen helt på plads, så alle forstår den.

Mine 5 favoritter

Jeg har lovet dig mine 5 yndlingsværktøjer som fundament for projektsucces. Værktøjer og tips, som du kan bruge uanset projekttype, branche og projektmodel.

I dag får du en målbeskrivelse – god fornøjelse 🙂

Håber du vil lade mig vide om værktøjet også giver værdi for dig.

Hvorfor lave en målbeskrivelse? 

En målbeskrivelse for projektets mål er afgørende for projektet, for dets deltagere, for styregruppen og for alle dem, der bevæger sig rundt om projektet.

Forleden hørte jeg følgende over min frokost:

“Den omfartsvej har kun sparet bilisterne for 10 sekunder i forhold til den gang, man kørte direkte gennem byen – så var det nødvendigt med den vej til de penge?”

Svaret kom fra den anden side af bordet:

“Vejen blev jo etableret, fordi man ville spare midtbyen for så mange bilister!”

Hvis vi gerne vil være sikre på, at alle, der betrager, deltager, bidrager og betaler vores projekt ikke skal måle dets succes på forkerte parametre er en god målbeskrivelse afgørende.

Den hjælper alle til at forstå, hvor vi er på vej hen, og hvilket konkret output vores projekt leverer. Den synliggør de parametre, vi vil måle på – så ingen tager fejl. Og den viser, hvilken effekt vi forventer fra vores projekt på den lange bane.

Hvornår laver man en målbeskrivelse? 

En målbeskrivelse påbegyndes første gang vi overhovedet tænker på vores idé/projekt. Og den skærpes og finpudses, indtil vi er færdige med planlægningen af vores projekt

Hvem beskriver projektets mål? 

Når projektlederen er udpeget, er målbeskrivelsen en del af hans/hendes arbejde. Inden organiseringen er på plads og meget tidligt i projektet er det typisk projektejeren, der arbejder med at formulere, hvorfor vi vil igangsætte projektet, og hvad vi forventer af det i forhold til de strategiske mål i virksomheden.

Projektets mål og beskrivelsen skal naturligvis godkendes af projektets styregruppe/ledelse/ejer, inden vi kan gå i gang med projektets gennemførelse.

/ Du kan læse mere om at starte et projekt med etablering af en fælles målbeskrivelse her..

Hvorfor er det SÅ svært?

Målbeskrivelsen og sondringen mellem produktmål og effektmål er noget at det allersværeste. Du vil sikkert opleve at det i teorien er langt lettere end i virkeligheden.

Tricket er, at du bliver ansvarlig for at levere projektets produkt – og sørge for at klæde organisationen ordentligt på til, at de kan hente effekterne.

Det er ikke dit ansvar at blive hængende som projektleder til effekterne er i hus. Derfor fungerer målbeskrivelsen også som dit aftalegrundlag med din projektejer. Så I er fuldstændige enige om dit ansvar kontra hans eller hendes.

Tips til målbeskrivelse

Når du beskriver projektets produktmål (eller leverance, output, resultat eller andet) så skal det gerne være så konkret at du kan forstille dig det fysisk. Sæt gerne én eller ét foran – fx:

  • Ét it-system
  • Ét renseanlæg
  • Èn strategi
  • Èn procesbeskrivelse
  • Èn vejledning
  • Én bro
  • osv

Effekten er det vi vil have ud af ovenstående – og udsagnsord er brugbare her:

  • Færre fejl
  • Flere kunder
  • Færre ressourcer
  • Bedre kundeservice
  • Større salg
  • Bedre kvalitet
  • osv

Succeskriterier

Succeskriterierne bruger vi til at skærpe ovenstående med – både i forhold til produkt og effekt – fx:

  • Èn vejledning – succeskriterier:
    • Indeholder 10 principper for god projektledelse
    • Godkendt af alle projektansvarlige pr. 1. jan 2020
  • Større salg – succeskriterier:
    • 20 % flere kunder pr. 1. jan 2020

Måske vil du læse flere blogindlæg?

Værktøj

Favoritværktøj 2 – High Level Plan

En væsentlig kompetence for en projektleder er at kunne overskue hele den proces, et projekt skal gennemløbe. Dette værktøj er eminent til optegning af den overordnede plan – en High Level Plan. Mine 5 favoritter Jeg har lovet dig mine 5 yndlingsværktøjer som…

Værktøj

Favoritværktøj 3 – Interessentanalyse

Projekter er til for ‘nogen’, de udføres af ‘nogen’, og de påvirker ‘nogen’. ‘Nogen’ er afgørende for projektets succes. Vi skal have styr på de ‘nogen’. Se her, hvordan jeg arbejder med interessenter i en interessentanalyse i projekter. Mine 5 favoritter Jeg har…

Lad os starte uforpligtende

Afsæt for samarbejde

Ethvert samarbejde baserer sig på tillid

Den opnår vi gennem dialog. Kontakt os, og vi tager os god tid forud for et evt. samarbejde til at forstå dine udfordringer og den effekt, du ønsker at opnå.

Ring på:

Skriv på:

Nyt om projekter - direkte til dig?

Så modtager du Adaptare.dks nyhedsbrev om den sunde projektkultur