Bedre opgavestyring – og overblik – med Kanban

af | 11. aug, 2020

Når projektet undervejs bliver en stak konkrete opgaver, så kan det være svært at bevare overblikket.

Med Kanban til opgavestyring får du etableret og fastholdt dit overblik og derfor er jeg vild med værktøjet!

Mine favoritter til projektledelse

Jeg har lovet dig mine nye yndlingsværktøjer som fundament for projektsucces. Værktøjer og tips, som du kan bruge uanset projekttype, branche og projektmodel.

I dag får du opgavestyring og projektstyring med Kanban – god fornøjelse 🙂

Håber du vil lade mig vide om værktøjet også giver værdi for dig.

Hvis du vil være sikker på at få de nye værktøjer, så snart de kommer, så kan du skrive dig op til vores nyheder nederst på siden.

Hvad har nye favoritter med Pilates at gøre?

De nye favoritter handler bl.a. om den gode proces, der frigør tid til det, der er vigtigt og som skaber varige forandringer.

Pilates er blevet rammen om de nye favoritter – hør mere om hvorfor her…

Hvorfor opgavestyring med Kanban?

Kanban er ikke en ny metode, men det nyere er, at den har fundet vej ind i projektarbejdet. Det er sket i takt med, at vi har behov for at arbejde mere dynamisk med projekterne. I dag er den beskrevet som en decideret agil projektmetode – men i min verden kan den også snildt kombineres med en mere plandrevet proces.

Kanban som opgavestyring kan altså anvendes bredt – og jeg kender flere virksomheder, der også bruger Kanban i deres drift (hvorfra metoden egentlig har sin oprindelse).

Fordelen ved Kanban – hvad enten man bruger metoden på fysiske eller virtuelle tavler – er, at den skaber en fælles forståelse for, hvad et team samlet set skal lave for at komme i mål.

Samarbejdet om at løse det fælles projekt gennem 100% synlighed og transparens for opgaverne er centralt i Kanban. Det er jeg særdeles vild med!

Om metoden

Kanban er oprindeligt en del af Lean tankegangen og opfundet af Taiichi Ohno, der betragtes som faderen til Toyotas Production Systems – bedre kendt som Lean Manufacturing. Det udbredte Ohno i Toyotas produktion i 1940’erne  og Ohno tilskrives udviklingen af kanban som et værktøj til Just-in-time produktion (JIT).

Kanban staves også kamban og betyder bogstavelig talt “tegntavle” eller “reklametavle”.

Metoden er videreudviklet til software af David J. Anderson 2004 og bygger på en stribe principper:

  1. Visualisér workflow
  2. Begræns antal samtidige opgaver (WIP=work in progress)
  3. Håndtér flowet (cyklustid / gennemløbstid)
  4. Udarbejd fælles spilleregler fx i teamet
  5. Implementér feedbackloops med interessenter
  6. Sørg for i fællesskab gennem eksperimenter at udvikle og lære løbende – og implementere forbedringer

Metoden bruges nu i dag bredt i projekter og i drift – og giver mening uanset hvilken projekttyper du sidder med.

Kanban - opgavestyring i projekter

Et eksempel på en helt simpel kanbantavle, med opgaver, der enten er planlagte, igangsatte eller færdige.

Hvordan opgavestyring med Kanban?

Helt konkret så er kanban en tavle – fysisk eller virtuel – hvorpå man hænger opgaver (benævnt ‘kort’ i kanban), der skal udføres i projektet eller i dele af det.

Det helt essentielle er, at alle i teamet kan se alle opgaver. Og naturligvis, at projektlederen har overblik over, hvor langt opgaverne er og om noget er til hinder for, at de kan udføres.

Dialogen omkring tavlen er afgørende for fremdrift og flow i den løbende planlægning. Og siden jeg har indført Kanban i mit projektarbejde, er den en væsentlig del af alle mine projektmøder.

Beskrivelsen af den enkelte opgave er detaljeret i en sådan grad, at de udførende ikke er i tvivl om, hvad der skal laves. Detaljeringsgraden kan variere fra opgave til opgave og fra projekt til projekt.

Følgende er standard i de fleste systemer:

  • Opgavens overskrift / navn
  • Beskrivelse af opgaven
  • Ansvarlig
  • Evt udførende
  • Deadline
  • Labels og serviceklasser – fx vigtighed, afventer, på pause eller andet
  • Tidsestimat (eller point – Fibonaccis talrække)
  • Afhængigheder til andre opgaver

Når projektet – eller dets indsatsområder – brydes ned, og opgaver prioriteres og igangsættes, lever de således – frem til deres afslutning – på en Kanban tavle.

Traditionelt har det komplette opgaveoverblik kun været projektlederen forundt – og typisk håndteret i Gantt fx i en Excel fil. Nu er det synligt for hele teamet. 

Det giver en anden fælles forpligtelse, at man sammen kan betragte det samlede projekt (eller dele af det). Det højner både motivation, pligtfølelse, gensidig respekt for hinandens opgaver og det styrker den individuelle og fælles fremdrift.

Hvornår bruger man Kanban til opgavestyring?

I forhold til projektets livscyklus, så understøtter kanban hele forløbet.

Kanban kan tages i anvendelse, den dag du får projektet i hænderne. Endda endnu tidligere, hvis I fx arbejder med upstream Kanban på projektniveau og bruger metoden til at prioritering af projekter (og eller opgaver).

Hvem kan bruge Kanban?

Alle kan i realiteten bruge Kanban. De roller, der knytter sig til arbejdet med den afhænger af, i hvilken metodisk kontekst man bruger Kanban.

Når Kanban fx anvendes i et mere traditionelt projektsetup, vil det typisk være projektlederen, der er overordnet ansvarlig for brugen af tavlen, processerne omkring den og for de fælles spilleregler, teamet arbejder efter i brugen af metoden.

Spillereglerne kan fx være en afklaring af :

  • Hvornår ved vi nok om en opgave til, at vi kan starte den?
  • Hvornår er en opgave færdig – hvad skal der til?
  • Hvad vil vi bruge tavlemøderne til?
  • Hvornår kigger vi tilbage og evaluerer?
  • Hvad betyder farverne på vores labels?
  • Hvem må skifte ejer på en opgave?
  • Hvornår kan en opgave, prioriteres foran alle andre?
  • Og mange flere… Læs fx med her hos xvoto.dk
Dynamisk planlægning og estimering

Figuren er modificeret efter Larson & Gray; Project Management: The Managerial Process, 8th Edition. Masterplan og overrodnet estimat danner grundlag for de indledende beslutninger – og forfines og detaljeres løbende i gennem projektet.

Det bringer naturligvis en øget usikkerhed ind i projektet – at vi ikke kan planlægge alt på forhånd til præcise estimater – men hvis projektet har en vis kompleksitet, kan den dynamiske planlægning være vores bedste mulighed. Denne form for løbende planlægning understøtter Kanban helt sublimt.

Eksempler på Kanbantavler

En del it-systemer understøtter Kanban. Også en del af de etablerede projektplatforme som fx Projectplace – planview.

Når du vælger system er det vigtigt, at du overvejer, hvilke processer i dit projektarbejde, der skal understøttes, så dit system ikke har spillet sig selv af banen, umiddelbart efter, at du har taget det i brug. Fx fordi funktionerne er alt for få.

Den udvælgelsesproces har Søren Søgaard, Herning Kommune, skrevet om i 2 indlæg på Dansk Projektledelses community – du kan læse dem her: Del 1 og Del 2.

Eksempler på kanbankort - opgavestyring med Kanban

Eksempler på Kanbankort fra forskellige systemer.

Måske vil du læse flere blogindlæg?

Bedre opgavestyring – og overblik – med Kanban

Når projektet undervejs bliver en stak konkrete opgaver, så kan det være svært at bevare overblikket. Med Kanban til opgavestyring får du etableret og fastholdt dit overblik og derfor er jeg vild med værktøjet!Mine favoritter til projektledelse Jeg har lovet dig mine...

Hvad er agil projektledelse?

Hvad er agil projektledelse? Og hvorfor skal vi lave agile projekter?  Agil - som i agil projektledelse, agile projekter eller sågar agil adfærd - må være tidens mest hypede buzzword! Er der noget om snakken, er agil det vildeste? Her kan du læse om agile projekter...

Find tid i en travl kalender | Projekt- og personlig planlægning

Få ti timer ekstra til dine arbejdsopgaver om ugen - uden at tage af din fritid! Lyder det tillokkende?  Det er muligt, hvis du nedbringer antallet af skift og forstyrrelser i din hverdag og i det projekt eller den portefølje, du er ansvarlig for. Det kræver...

Hvilken projektmetode? Forstå dit projekt med Cynefin Framework

Uanset standardiseret projektmetode, så er hvert projekt sit eget - og det bør betragtes individuelt, når den specifikke fremgangsmåde skal designes. Cynefin Framework kan hjælpe os til at forstå projektet og indsatserne i det, så vi griber det rigtig an.Mine...

Webinarer – Om projektledelse

Adaptare.dk tilbyder nu  webinarer om projektledelse. Disse webinarer afholdes i samarbejde med Ferskvandscentret - vi samler branchens erfaring og giver selv vores videre...Målgruppe: Du er projektleder, projektchef eller projektdeltager hos et vandselskab, en...

Bliv projektleder i forsyningsbranchen

Projektlederkursus | Ferskvandscentret Arbejder du med projekter og mangler input til håndtering og løsning af de udfordringer, du møder? Så har du muligheden for at deltage i 'Bliv projektleder i forsyningsbranchen' - og der er nye datoer for 2020!Projektledelse i...

Kursus i gevinstrealisering

Med en gevinstrealiseringsplan sikrer I, at projekter giver værdi - hver gang! Arbejder I fx som mange danske kommuner og vandselskaber med at implementere FNs verdensmål? Så bind jeres projekter effektivt sammen med jeres strategi og med de verdensmål vi alle gerne...

Mange forandringer på én gang?

Halser I afsted for at følge med udviklingen - eller være på forkant med den? Er der meget der skal laves - og laves om? Er det hele vigtigt? Og overvejer I, hvordan I kan presses lidt ekstra ind? Eller om det hele er lidt for meget af det gode? Én forandring kommer...

PPSOP – analyse af forandringsomfang

Alle projekter skaber i et eller andet omfang en forandring. Det er essensen i projektarbejdet. Med projekter skaber vi noget nyt, laver noget om eller fjerner noget eksisterende. Det betyder, at nogen eller noget skal ændres. Jo tidligere vi kan spotte 'hvad' eller...

Et projektoverblik giver værdi allerede under tilblivelsen

Vil du fx gerne være sikker på, at næste års udviklingsbudget holder? Med et projektoverblik, tæt føling med fremdriften i dine projekter og forståelse for sammenhængen mellem dem – så er du godt på vej. Få et startkit til et projektoverblik her!Et projektoverblik...

Hvem har ansvaret for gevinstrealisering hos jer?

Projekter leverer konkrete resultater, som skaber værdi eller genererer en gevinst for jer eller jeres kunder. Hvem er ansvarlig for gevinstrealisering hos jer?Ansvarlig for gevinstrealisering? Der er da... Det er netop det værdiskabende, der er årsagen til og...

TEST: Er dit projekt komplekst? Kompleksitetsanalyse

Hvor komplekst er dit projekt? Tag en kompleksitetsanalyse- og få fif til hvordan du håndterer det! Det er gratis!IPMA bruger i forbindelse med deres certificering af projektledere en Kompleksitetsanalyse, for at vurdere sværhedsgraden (ift. ledelse) af de projekter...

Energinet og deres faglige projektledere

Hos Energinet er en stor del – ca. 75% – af projektlederne faglige projektledere. For Jens Christian Hygebjerg, chefprojektleder i Energinet, har det derfor været afgørende at finde frem til, hvad der driver og motiverer netop disse projektledere.Kendskab til den...

Et projektoverblik giver værdi allerede under tilblivelsen

Vil du fx gerne være sikker på, at næste års udviklingsbudget holder? Med et projektoverblik, tæt føling med fremdriften i dine projekter og forståelse for sammenhængen mellem dem – så er du godt på vej. Få et startkit til et projektoverblik her!Et projektoverblik...

Favoritværktøj 5 – Motivation

Vi arbejder bedst og mest effektivt, når vi er motiverede. Derfor er motivation i projektet afgørende for fremdrift og gode resultater. Det er dig som projektleder, der har ansvaret!Mine 5 favoritter Jeg har lovet dig mine 5 yndlingsværktøjer som fundament for...

Nej tak til projektledelse

Jens Peter Kærgaard, chefingeniør hos Energinet.dk, Stationer, hviler i sig selv, når han fortæller om, hvordan han helt bevidst valgte projektlederrollen fra.  Læs her hvordan Jens Peter selv beskriver sin rejse tilbage til den faglighed, som han værdsætter højt og...

Strategiimplementering og projekter – går hånd i hånd

Adaptare.dk tror på, at projekter er vejen til sikker strategiekseksekvering. Derfor optræder vi lige nu i Dansk Projektledelses tidsskrift "Projektledelse" med artiklen "Strategi og projekter - aldrig uden hinanden". Strategieksekvering fejler Omkring 70 - 90% af...

Hvorfor har projekter brug for en styregruppe?

Projekter har brug for et projektejerskab, der tager ansvar for projektet - og plejer dets interesser på tværs i organisationen. En styregruppe sikrer det ejerskab.Hvorfor har projekter en styregruppe? Det er langt fra alle projekter, der har en styregruppe. Men en...

Projektledelse er en tilfældig profession

Hvordan bliver du projektleder? Spørger du måske? Svaret er overraskende! Projektledelse er en tilfældig profession. Vi havner simpelthen i rollen helt tilfældigt og typisk gennem vores faglighed.Projektleder helt tilfældigt i 1971 og i 2015 Siden 1971 (jf. Gordon...

Webinarer – Om projektledelse

Adaptare.dk tilbyder nu  webinarer om projektledelse. Disse webinarer afholdes i samarbejde med Ferskvandscentret - vi samler branchens erfaring og giver selv vores videre...Målgruppe: Du er projektleder, projektchef eller projektdeltager hos et vandselskab, en...

Afsæt for samarbejde

Ethvert samarbejde baserer sig på tillid

Den opnår vi gennem dialog. Kontakt os, og vi tager os god tid forud for et evt. samarbejde til at forstå dine udfordringer og den effekt, du ønsker at opnå.

CF footer top

Nyt om projekter - direkte til dig?

Så modtager du Adaptare.dks nyhedsbrev om den sunde projektkultur