Find tid i en travl kalender | Projekt- og personlig planlægning

af | maj 12, 2020

Få ti timer ekstra til dine arbejdsopgaver om ugen – uden at tage af din fritid!

Lyder det tillokkende? 

Det er muligt, hvis du nedbringer antallet af skift og forstyrrelser i din hverdag og i det projekt eller den portefølje, du er ansvarlig for.

Det kræver organisatorisk – og personlig planlægning 

Mine favoritter til projektledelse

Jeg har lovet dig mine nye yndlingsværktøjer som fundament for projektsucces. Værktøjer og tips, som du kan bruge uanset projekttype, branche og projektmodel.

I dag tager vi et kig på, hvordan opmærksomheden på Context Switching (skift mellem opgaver) og heraf bedre planlægning, både organisatorisk, projekt- og personlig planlægning, kan hjælpe dig med at finde ekstra tid og øge jeres produktivitet. God fornøjelse 🙂

Jeg håber, at du vil lade mig vide, om opmærksomheden på netop det emne også giver værdi for dig.

Hvis du vil være sikker på at få de nye værktøjer, så snart de kommer, så kan du skrive dig op til vores nyheder nederst på siden.

Hvorfor er der behov for øget produktivitet?

Bare ved at høre ordene ‘øget produktivitet’, så sætter kedsomheden allerede så småt ind. Men undersøgelser peger på følgende – og det kan måske skærpe opmærksomheden lidt. Det var i hvert fald en kæmpe øjenåbner for mig. Derfor giver jeg den hermed videre:

Hvis du arbejder sideløbende på 4 projekter, så bruger du i alt mere tid på at skifte mellem dem, på at omstille hjernen og komme i flow igen,  end du rent faktisk får eksekveret på selve projekterne.

Det kræver rigtig meget af os at skifte mellem projekter – eller mellem opgaver for den sags skyld. Derfor er personlig planlægning afgørende.

Ingen har nogensinde set et jobopslag med følgende ordlyd:

“Vi søger en projektleder, der i 40% af sin arbejdstid skal drive væsentlige, strategiske projekter succesfuldt i mål. 60% af tiden forventer vi, at du spilder ved at skifte mellem projekterne.”

Ikke desto mindre sker det hele tiden!

I 2019 lavede jeg en undersøgelse i en kommunal forvaltning med 87 projektledere. Her viste det sig, at 44% af de adspurgte projektledere sideløbende arbejdede på mere end 3 projekter, og 11% sideløbende var igang med mere end 5 projekter.

Hertil kom at 75 % af projektlederne ikke alene var ansvarlige for ledelse og styring af projekterne, men også stod for at løse faglige opgaver i projekterne.

Når man er faglig involveret som projektleder, så kræver det løbende skift mellem overblik og detalje, som alene kan være en meget svær balance. Når man samtidigt skal veksle mellem mange projekter, så er der er overhængende fare for, at vores produktivitet ryger, og spildtiden vokser. Desværre samtidig med at følelsen af vanvittigt travlhed stiger.

Derfor er vi nødt til at beskæftige os med planlægning og produktivitet. Både i forhold til personlig planlægning, projektplanlægning og organisatorisk planlægning.

Hvad har favoritterne med Pilates at gøre?

De nye favoritter handler bl.a. om den gode proces, der frigør tid til det, der er vigtigt og som skaber varige forandringer. Derfor er pilates er blevet rammen om de nye favoritter - hør mere om hvorfor her...

Skift mellem opgaver – switching context

Undersøgelser peger på, at vi spilder tid, når vi skifter opgave eller projekt. Multitasking er ikke vejen til at øge vores produktivitet og bør elimineres gennem personlig planlægning.

David E. Meyer, professor ved University of Michigan, vurderer, at vi kan bruge mere end dobbelt så lang tid på en opgave, hvis vi bryder den op og skal vende tilbage til den gentagne gange. 

Skift mellem opgaver bliver sværere:

  • Når vi skal skifte fra en kendt til en ukendt opgave
  • Når kompleksiteten i det, vi arbejder med, stiger
  • Når der ikke er en beskrivelse af (et hint om) næste opgave – task cuing

Den svenske hjerneforsker Katarina Gospic tilslutter sig og siger til Djøfbladet, at det kan tage hjernen op til 25 min at komme tilbage i flow efter en forstyrrelse.

Hun beskriver flow, som en tilstand, hvor vi ikke bare er koncentrerede. Hele vores mentale og kropslige opmærksomhed er opslugt af den opgave, vi er i gang med, og vi lærer og husker optimalt. Når vi bliver forstyrret, tager det lang tid, før vi kan opnå samme tilstand igen. Og forstyrrelser eller skift er derfor i direkte krig med vores produktivitet.

Fem skift eller forstyrrelser pr. dag – med herefter 25 minutters nedsat performance – giver ugentligt 10,5 timer, hvor vores produktivitet er sænket i forhold til vores optimale performance.

Naturligvis er hele omstillingstiden ikke spild. Men alligevel så overrasker ovenstående regnestykke, der er baseret på Gospics tal.

Hvor mange gange skifter du opgave hver dag? Hvor mange gange bliver du forstyrret? Af en mail, en sms, et telefonopkald, en kollega, en kop kaffe, der kalder – eller af noget helt andet?

Forstyrrelserne ødelægger ikke alene vores produktivitet – det forringer også vores arbejdsglæde.

I 2019 stod Tobias Otterbring, Aarhus Universitet, bag et større forskningsprojekt. Konklusionen af hans arbejde var klar; medarbejdere i storrumskontorer trak sig tilbage for at få ro til at arbejde og undgå forstyrrelser – og den elektroniske kommunikation steg.

Samarbejdet var dårligere, medarbejderne var mindre glade for deres arbejde og trivslen var ringere end for medarbejdere i mindre kontorfællesskaber og enkeltmandskontorer.

Gerald M. Weinberg’s omsætter direkte til projektarbejdet i Quality Software Management: Systems Thinking, 2011. Se figur nedenfor.

Weinberg har opgjort, at ved 4 sideløbende projekter bruger vi samlet set mere tid på at skifte mellem projekterne end på at udføre dem.

I den nævnte kommunale forvaltning jeg var hos i 2019, havde 22% af projektlederne mere end 4 sideløbende projekter.

3x fokus – også personlig planlægning

Det er altid en god idé at starte hos sig selv, hvis man gerne vil skabe ændringer i sit arbejdsliv. Det er en sund øvelse at spørge sig selv:

Hvad kan jeg ændre i mine egne processer og vaner, der gør mit arbejdsliv federe i morgen?

Med der er generelt 3 områder, der med fordel kan rykkes på for at øge vores produktivitet i projektarbejdet:

  1. Organisatorisk på porteføljeniveau (organisatiorisk planlægning)
  2. I det enkelte projekt (projektplanlægning)
  3. I din egen kalender (personlig planlægning)

De tre områder er uddybet nedenfor.

Løft af organisatorisk planlægning

Organisatorisk handler det om at planlægge projekterne på porteføljeniveauet bl.a. i forhold til tid og tilgængelige ressourcer og kapacitet – også på projektlederniveau. Den store udfordring her er skismaet mellem, at alle projekter er presserende. Og så det faktum, at for at nå så meget som muligt, så er vi er nødt til at sætte på hold eller vente med at sætte i gang. Jo færre projekter vi har i gang samtidigt, jo flere kan vi ganske enkelt nå.

Det er en vanvittig svær disciplin, særligt hvis man ikke har arbejdet med prioritering af projekter på tværs i virksomheden før. For meget siloopdelte organisationer kræver det en stærk ledelse, der er enige om retning og governance. Det er noget mange oplever i denne tid, hvor digitaliseringen helst skal gå så hurtigt som muligt. Det kan næsten føles som en kamp om hvem, der trækker det længste strå – først og hurtigst?

Det handler altså om at træffe velovervejede beslutninger, der er til hele virksomhedens bedste – og som løfter sig over suboptimering og den enkeltes afdeling. Men det er ikke altid let – læs mere her om hvorfor. 

Løft af projektplanlægning

I det enkelte projekt kan du som projektleder overveje, hvordan opgaver hos projektdeltagerne (og hos sig selv – se nedenfor) kan stakkes bedre sammen, så det kræver færre skift.

I mange virksomheder og organisationer, jeg møder, er kulturen båret af en stærk mødekultur, som hurtigt kommer til at præge projekternes struktur. Og hvor det bliver ‘hvornår kan vi mødes’, der dikterer eksekveringshastigheden af projekterne.

Derfor kan det synes helt uoverskueligt at ‘stakke sammen’.

I februar 2020 besøgte jeg en offentlig digitaliseringsenhed. Der arbejdede vi med, hvordan de kunne ‘stakke bedre’ sammen fandt projektlederne alligevel nogle muligheder.

Fx sagde én:

Jeg er ansvarlig for at udarbejde en kravspecifikation sammen med 5 andre. Arbejdet er planlagt til at fordele sig over 3 måneder, fordi vi er afhængige af alt det andet, der er i vores kalender. Med den her viden får jeg lyst til at invitere dem alle i én uge. Én uge, hvor de kun skal lave kravspec, og hvor vi sidder sammen – og bliver færdige.

Måske kan du også finde opgaver i dit projekt, der kan pakkes bedre – både for den enkelte og for teamet?

Skab et videns- og kommunikations’hub’

Et andet sted du kan sætte ind som projektleder, er at minimere dine projektdeltageres mulighed for at blive forstyrret, når de arbejder på jeres projekt.

Det kan du fx gøre ved at bruge nogle af de mange muligheder, der findes for at samle viden og dialog om projekterne i et digitalt projektrum. Det kan naturligvis også være et fysisk rum, hvis projektet og omstændighederne tillader det.

En af vores største tidsrøvere er vores mail-indbakke. Når projektviden skal hentes i mails, så sætter supermarkedskæden Fakta’s slogan ind med det samme:

‘Vi vil så gerne ha’, du bli’r lidt længere’

For det er det, der sker – for os selv og for alle andre. Når vi skal lede efter noget i gemte, nye eller sendte mails, så kommer vi næsten uforvarende til at hænge lidt længere, end vi havde planlagt.

Der findes et hav af digitale løsninger, der kan samle (linke til) al din projektviden og -dokumentation. Så I fremover kun behøver at lede og kommunikere ét sted. Og som betyder, at når I arbejder på projektet, så er i fokuserede på projektet, og ikke nær så modtagelige for andre inputs. 

Det kræver dog disciplin, som du i kraft af din rolle som projektleder bliver bærende for. Du stopper altså selv med at skrive mails til dine projektdeltagere, men holder kommunikationen i projektrummet.

De fleste løsninger, kan også understøtte opgavestyring og fremdriftsmålinger. Det gør det langt nemmere for dig, at holde styr på hvem der lige nu – og i morgen – gør hvad.

Løft af personlig planlægning

I forhold til personlig planlægning, kan vi øve os i at betragte og planlægge vores egen dag, uge eller måned som vil hjælpe os til færre skift og forstyrrelser.

Måske kender du det, at du får sagt ja til et møde – som umiddelbart vist nok er virkelig vigtigt. Du får måske ikke spurgt, hvorfor det er vigtigt, eller hvad der forventes af dig forud for – og efter mødet. Dvs. at du får kun det konkrete møde i din kalender – ikke forberedelsen og opsamlingen. På mødet dukker der et hav af opgaver op. Det var ingen af jer forberedte på. Og nu starter forhalingsprocessen.

Jo bedre du kan være på forkant i forhold til personlig planlægning – kvalificere dine mødeindkaldelser og invitationer – og planlægge din tid efter det, jo bedre mulighed for at minimere skift.

Hvorfor overhovedet deltage i et møde, hvis der forventes en indsats fra dig, der rækker langt udover den halve time, mødet tager, og som du ikke har tid til i din kalender?

Det er ok at sige:

‘Nej’ det tillader min kalender desværre ikke lige nu..

…når du altså samtidig respekterer, at et højere prioriteret projekt sætter dit eget hjertebarn på pause og trækker dine kompetencer og ressourcer et andet sted hen i virksomheden.

Vi kan måske ikke lave den slags oprydning i vores kalender 100% fra den ene dag til den anden.

Men vi kan begynde at reflektere og lave de små justeringer. Vi kan øve os i at stille de rigtige spørgsmål, når vi bliver indkaldt til møde, og give de rette informationer når vi selv indkalder. Sætte tid af – og gerne i forlængelse af en opgave, der vedrører samme opgave. På den måde kan vi øge vores individuelle produktivitet.

Prøv fx at slutte af hver fredag med at strukturere din kommende uge – fx som vist i ovenstående ugekalender. Læg gerne arbejdsblokke i kalenderen, hvor du arbejder fokuseret og hvor du forsøger at undgå forstyrrelser. Måske kræver nogle af dine opgaver en større grad af koncentration – og måske kan du med fordel lukke din dør eller arbejde hjemmefra?

Med lidt øvelse kan du eliminere de dage, hvor du kommer frustreret hjem og tænker “hvad fik jeg overhovedet lavet i dag?”

Fællestræk i de agile metoder for øget produktivitet

Tager man et kig på de agile metoder, der vælter ind over os i denne tid – så er fokus nøgleordet i de fleste af dem. Faktisk baserer de sig for de flestes vedkommende på ovenstående erkendelser.

Fx er bl.a. følgende essentielt i de agile metoder:

  • +50% allokerede ressourcer og kompetencer til projekterne.
    • En projektdeltager bruger altså minimum 50% af sin tid på projektet!
    • For fx et SCRUM team dedikerer projektdeltagerne sig 100% af deres arbejdstid
  • Fokus på produktivitet og minimere switching context – fokusere på det vigtigste og håndtere udbrudte flows
  • Interessenterne i centrum – og dedikeret interaktion og pulstjek

Så hvis vi godt kan lide takterne i det agile arbejde og vil begynde at gøre brug af elementer fra metoderne, så er øget fokus for øget produktivitet et af midlerne, vi kan ty til.

Hvis ikke 10 timer – så bare 5…

Skal vi skaffe hinanden lidt ekstra tid? Hvis ikke alle de 10 timer som 5 skift eller forstyrrelser pr. dag genererer af nedsat produktivitet – hvad så med bare det halve?

Jeg var i dialog med en direktør for få uger siden. Han ville blive en meget lykkelig mand, hvis hans medarbejdere hver uge kunne levere bare én fakturerbar time mere hver uge. Det ville ændre hans bundlinje markant og give økonomi og råderum til nye tiltag og projekter, som (set i lyset af hvad virksomheden producerede) kunne gavne samfundet markant.

Med ovenstående erkendelser in mente – så vil jeg mene, at én time pr. uge er nobelt og beskedent ønske. Og hvem ved, måske kunne vi i samme ombæring nedbringe antallet af stressramte i Danmark?

Jeg tror på det!

Måske vil du læse flere blogindlæg?

CASE

Et projektoverblik giver værdi allerede under tilblivelsen

Vil du fx gerne være sikker på, at næste års udviklingsbudget holder? Med et projektoverblik, tæt føling med fremdriften i dine projekter og forståelse for sammenhængen mellem dem – så er du godt på vej. Få et startkit til et projektoverblik her!

Indlæg

Hvorfor har projekter brug for en styregruppe?

Projekter har brug for et projektejerskab, der tager ansvar for projektet – og plejer dets interesser på tværs i organisationen. En styregruppe sikrer det ejerskab.Hvorfor har projekter en styregruppe? Det er langt fra alle projekter, der har en styregruppe. Men en…

Lad os starte uforpligtende

Afsæt for samarbejde

Ethvert samarbejde baserer sig på tillid

Den opnår vi gennem dialog. Kontakt os, og vi tager os god tid forud for et evt. samarbejde til at forstå dine udfordringer og den effekt, du ønsker at opnå.

Ring på:

Skriv på:

Nyt om projekter - direkte til dig?

Så modtager du Adaptare.dks nyhedsbrev om den sunde projektkultur