Hvilken projektmetode? Forstå dit projekt med Cynefin Framework

Uanset standardiseret projektmetode, så er hvert projekt sit eget – og det bør betragtes individuelt, når den specifikke fremgangsmåde skal designes.

Cynefin Framework kan hjælpe os til at forstå projektet og indsatserne i det, så vi griber det rigtig an.

Mine favoritter til projektledelse

Jeg har lovet dig mine nye yndlingsværktøjer som fundament for projektsucces. Værktøjer og tips, som du kan bruge uanset projekttype, branche og projektmodel.

I dag tager vi et kik på, hvordan Cynefin Framework kan hjælpe dig med at tilrettelægge dit projekt – god fornøjelse 🙂

Cynefin Framework er udviklet af Dave Snowden, Cognitive Edge – læs evt. artikel fra 2007, Harvard Business Review her. Cynefin er udviklet til ledere som en ramme for meningsskabelse og for beslutningstagen i en omskiftelig verden.

Håber du vil lade mig vide, om værktøjet også giver værdi for dig.

Hvis du vil være sikker på at få de nye værktøjer, så snart de kommer, så kan du skrive dig op til vores nyheder nederst på siden.

Hvorfor Cynefin Framework?

Cynefin er walisisk – udtales i øvrigt [kuh-NEV-in] – og betyder levested eller habitat.

For mig giver det en eller anden form for ro at vide, at jeg er nødt til at betragte projekter, jeg skal håndtere og agere i, udfra hver deres levested. At uanset hvor godt jeg lærer mig en given projektmetode, så vil jeg altid møde projekter, der ‘lever’, hvor den metode ikke kan gøre sig gældende 100%. Jeg er nødt til at betragte projektet i dets eget habitat.

Cynefin Framework lukker for mig også de lange diskussioner om, hvorvidt den ene eller anden standard projektmetode for alle projekter i en virksomhed er den bedste. For der er ingen entydig metode, der kan rumme hele projektarbejdet anno 2020.

Men fordi en standardiseret projektmetode måske er udelukket i vor tids projekter, så betyder det ikke, at alverdens gode projektværktøjer har spillet sig af banen. Tværtimod. Den moderne projektleder forstår netop at betragte projektet – og jonglere rundt i værktøjskasse og finde de elementer, der giver allermest værdi.

Cynefin Framework hjælper dig, der er projektleder, til at forstå projektet og dets kompleksitet, så du kan designe den mest hensigtsmæssige proces og fremgangsmåde.

Hvad har favoritterne med Pilates at gøre?

De nye favoritter handler bl.a. om den gode proces, der frigør tid til det, der er vigtigt og som skaber varige forandringer. Derfor er pilates er blevet rammen om de nye favoritter - hør mere om hvorfor her...

Hvornår bruger man Cynefin Framework?

Jeg bruger Cynefin Framework løbende gennem hele projektets levetid. Både tidligt og undervejs. Både til at betragte og forstå projektet som helhed, vælge projektmetode og designe proces – og til at forstå og håndtere de indsatser og opgaver, der skal løses i projektet under eksekveringen.

Cynefin er i min bevidsthed hver gang, jeg skal tage beslutning om ‘hvordan’, og når der er brug for praktiske måder til at kombinere forskellige metoder og tilgange til effektiv problemløsning.

Jeg forsøger således at undgå, at træffe beslutninger ud fra en projektmetode og en ledelsesmetode, der vil fungere godt under et sæt omstændigheder, men som kommer til kort i andre. Og derfor er Cynefin relevant hele vejen igennem mit projekt.

Hvordan bruger man Cynefin Framework

Cynefin Frameworket er opdelt i 5 domæner:

  1. Simpelt (Best Practice domænet)
  2. Kompliceret (Ekspert domænet)
  3. Komplekst (Emergens domænet)
  4. Kaos (Domænet for hurtig respons)
  5. Disorder domænet

De 5 domæner i Cynefin Framework er beskrevet længere nede på siden og vist i figuren nedenfor.

Hvad betyder kausalitet?

Cynefin baserer sig blandt andet på forståelsen af kausalitet. Videnskab.dk beskriver forskellen mellem korrelation og kausalitet således her:

  • Korrelation betyder, at der er en sammenhæng mellem to størrelser. Dvs. når den ene f.eks. stiger, gør den anden også, men det kan være helt tilfældigt.
  • Kausalitet eller årsagssammenhæng betyder derimod, at den ene størrelse forårsager den anden.

Det simple domæne

I det simple domæne er der direkte sammenhæng mellem årsag og effekt (kausalitet). Når jeg står med en udfordring her, så ved jeg, at handling X altid giver Y. Der hersker udbredt orden i det simple domæne.

I dette domæne reflekterer jeg, inden jeg kategoriserer og agerer.

De udfordringer, der skal handles på i det simple domæne, kan derfor løses ved hjælp af best-practice. Fordi vi ved fra lignende situationer, hvad der er det rigtige at gøre. X giver altid Y.

Best-practice kan være vejledninger, regler, procedurer, tjeklister mv.

Når vi fra domænet Uorden betragter en udfordring med en indlært præference – vores automatreaktion – er der fare for, at den kan se simpel ud. Det er fatalt – og kan betyde, at vi uforvarende havner direkte i kaos – fordi vi troede…

Af samme grund er overgangen i modellen fra det simple til kaos beskrevet som en dyb afgrund (visualiseret som en lille krølle nederst på i modellen). Andre overgange mellem domænerne er mere flydende.

Derfor er det en rigtig god idé at huske reflektionen her som step 1. Fx ved at udarbejde en kompleksitetsanalyse på sit projekt inden man antager det simple. Det er kun det simple – der reelt ér simpelt – der kan håndteres her.

Det komplicerede domæne

Det komplicerede domæne kaldes også ekspertenes domæne. Her er der forsat sammenhæng mellem X og Y (kausalitet) – men det kræver analyser og ekspertindragelse at finde sammenhængen.

I det komplicerede domæne reflekterer jeg, inden jeg analyserer og agerer.

Vi kan altså stadig ‘regne opgaven ud’ her.

Der findes ikke kun én best-practice for håndtering af udfordringer eller beslutningstagen her. Men good-practice er metoder, erfaringer og analyser, der kan bidrage til at belyse den rette håndtering og handling.

Det komplekse domæne

Kausalitet og orden er forsvundet i det komplekse domæne. Der er ikke længere sammenhænge, der kan forudsiges. De kan kun betragtes og ses bagudrettet. Det er besværligt!

Det er som at bevæge sig ind i et mørkt rum, hvor man må føle sig frem lidt ad gangen for så at træde tilbage, reflektere og så tage næste skridt. Det, vi forsøger at løse, flytter sig – emergerer – og forandrer sig i takt med, at vi arbejder.

For nyligt hørte jeg Thomas Yde Havgaard, Project Director i afdeling Transformation Projects hos LEGO Koncernen, beskrive det komplekse projekt som et stykke vådt sæbe, der hele tiden glider ud af hænderne på os.

I det komplekse domæne er jeg nødt til at sondére og afprøve, inden jeg reflekterer og agerer.

Der findes ingen vejledning her, du kan arbejde dig frem efter – ikke noget kort. Men løbende læring, agilitet og design er nogle af de elementer, vi kan gøre brug af.

Kaos domænet

Når kaos opstår, så er handling nødvendig. At handle og vise handling er hurtigt afgørende. Alt orden er væk.

Ved kaos reagerer jeg – nogle gange i lettere panik eller ryggradsbaseret – og forhåbentlig når jeg undervejs at reflektere, inden jeg handler igen.

Det er sjældent noget, der hjælper os direkte her. Vi trækker selvfølgelig på alt det, vi har i rygsækken af erfaringer – men vi har ikke stået i en lignende situation før.

Mens jeg skriver det her – sidder jeg hjemme pga. Corona. Der er pressemøde. Jeg føler, at hele verden befinder sig i dette domæne lige nu.

Uordens domænet (eller disorder)

Det meste af tiden befinder vi os i det centrale domæne Uorden (eller Disorder), hvor vi ikke ved, hvilket af de andre domæner vi er i.

Faren her er, at vi angriber opgaven eller udfordringen med en one-size-fits-all metode eller vores indlærte præference som afsæt for handling og beslutning – i stedet for at gøre os klart, hvilket domæne den udfordring vi står med, i realiteten hører til, så vi kan håndtere den hensigtsmæssigt.

Domænerne og projektmetode

Selvom Cynefin Framework ikke er direkte født til projektarbejdet, men i højere grad er tænkt til bedre beslutningstagen generelt blandt ledere, så tillader jeg mig alligevel at sætte modellen i relation til de drøftelser og tendenser, der er i vores samfund af de mange projektmetoder, der buldrer ind over os.

Debatten om hvilken projektmetode der er dén rigtige, antager desværre ofte en noget sort / hvid betragtning.

Cynefin Framework understøtter på fornemmeste vis en mere pragmatisk tilgang. Alle virksomheder har projekter, der skal håndteres og beslutninger, der skal træffes – i alle 4 domæner. Derfor kan én standardiseret, stringent projektmetode ikke understøtte hele projektarbejdet.

For eksempel kan en 100% plandrevet proces, hvor projektet er tænkt helt til ende inden det påbegyndes, selvsagt ikke gennemføres i modellens venstre side. Ligesom en agil projektproces med fx daily stand-up og løbende planlægning vil være over-kill i en situation, hvor vi blot skulle have gjort præcis det samme, som vi gjorde sidste gang og iøvrigt have fulgt den tjekliste og metodebeskrivelse, vi allerede havde udarbejdet til formålet.

Samtidig har et projekt en tendens til at flytte sig rundt i domænerne. Det vil sige, at der kan være store dele af det enkelte projekt, der er simpelt, noget som er kompliceret og noget, der er kompleks.

Lederweb bruger fx et fint eksempel om et projekt, hvor to skoler skal fusioneres. Planen for den fysiske sammenlægning er kompliceret, men kan lade sig gøre at udarbejde. Kulturen på den nye skole er derimod kompleks og umulig at planlægge på forhånd.

Hvem kan bruge Cynefin Framework?

Som projektleder og som projektejer er det væsentligt at gøre sig bekendt med det enkelte projekts kompleksitet og heraf fremgangsmåde fx ved at bruge Cynefin Framework. For projektledere er det nødvendigt at acceptere usikkerhed – og håndtere og navigere i den – rettere end at forsøge at planlægge sig ud af den. På den måde vurderer du bedst projektmetode og procesdesign.

Det stiller store krav både til projektleder og til virksomheden eller organisationen – og til eventuel kunde.

Virksomhedens principper, metoder og værktøjer som stilles til rådighed (og som fortsat er en god idé et stille til rådighed) og tilhørende governance bør understøtte hele projektarbejdet. På den måde kan Cynefin Frameworket være en kæmpe hjælp for projektlederen i forhold til at håndtere den usikkerhed, der sniger sig ind i projektarbejdet, når kompleksiteten stiger.

Ledelsen får hermed – på overordnet niveau – mulighed for at arbejde med den samlede usikkerhed og risici ind i deres porteføljearbejde. Vel og mærke en anden form for usikkerhed end når projektledere tidligere har kunne dokumentere med deres successive kalkulation, at projektets samlede usikkerhed er 23%. Betragtningerne på et komplekst projekt er mere overordnede.

Alle virksomhedens projekter er indeholdt i samme projektportefølje – både de simple, de komplicerede, de komplekse og kaosprojekterne – det er derfor relevant at kende projekternes forventede risiko, så en samlet usikkerhed kan betragtes og håndteres. Hvis alle virksomhedens projekter er behæftet med en stor usikkerhed, så bringer det realiseringen af strategien i fare.

Derfor er kompleksitet relevant for alle deltagende i projektarbejdet. Ledere, projektledere og specialister.

Kompleksitet – IPMA

IPMA vurderer ledelses- og projektkompleksitet på en række parametre, som med fordel kan vurderes løbende gennem projektet – både tidligt og sent.

  • Stabilitet dækker over hvorvidt der er enighed om projektets formål og mål, projektmodenheden og projektets samlede risikoprofil
  • Organisation dækker over ressourcekapacitet, strategisk relevans og interessenter, projektets bredde i organisationen og kultur
  • Ledelse dækker over samarbejdets kvalitet, innovationsgrad og grænseflader til andre projekter

Elementerne er ikke 1:1 med Cynefin – men giver alligevel på projektniveau en indikation af, hvordan projektet med fordel kan betragtes i forhold til afklaring af, hvor i domænerne projektet som udgangspunkt har sit levested.

Måske vil du læse flere blogindlæg?

Kurser & Event

Kursus i gevinstrealisering

Med en gevinstrealiseringsplan sikrer I, at projekter giver værdi – hver gang! Arbejder I fx med at implementere FNs verdensmål? Så bind jeres projekter effektivt sammen med jeres strategi og med de verdensmål vi alle gerne…

Indlæg

Hvad er agil projektledelse?

Hvad er agil projektledelse? Og hvorfor skal vi lave agile projekter?  Agil – som i agil projektledelse, agile projekter eller sågar agil adfærd – må være tidens mest hypede buzzword! Er der noget om snakken, er agil det vildeste? 

Afsæt for samarbejde

Ethvert samarbejde baserer sig på tillid

Den opnår vi gennem dialog. Kontakt os, og vi tager os god tid forud for et evt. samarbejde til at forstå dine udfordringer og den effekt, du ønsker at opnå.

CF footer top

Nyt om projekter - direkte til dig?

Så modtager du Adaptare.dks nyhedsbrev om den sunde projektkultur