Et projektoverblik giver værdi allerede under tilblivelsen

Vil du fx gerne være sikker på, at næste års udviklingsbudget holder?

Med et projektoverblik, tæt føling med fremdriften i dine projekter og forståelse for sammenhængen mellem dem – så er du godt på vej.

Få et startkit til et projektoverblik her!

Et projektoverblik giver værdi

De gode idéer og nye initiativer opstår typisk rundt om i hele virksomheden. De opstår på gangen, i det tilfældige møde mellem to medarbejdere, i kantinen eller til afdelingsmødet, hvor ordene ”hvem tager sig af den opgave?” falder.

De nye initiativer og idéer har en tendens til at vokse sig store og siden folde sig ud som projekter med alle de klassiske projektkendetegn.

I takt med dette kan det hænde, at vi mister følingen med, hvad vi har i gang. Måske har hver enkelt afdelingsleder sit eget overblik. Men når projekter går på tværs, påvirker på tværs eller involverer på tværs, hvem har så det fulde overblik?

Mangel på overblik truer dit budget

Risikoen ved mangel på overblik er blandt andet, at ressourcer bliver unødigt pressede, afdelinger eller kompetencer bliver flaskehalse (fx it), og at projekter trækker i langdrag og tynger organisationen længere end forventet.

Det er blot ét af de steder,  hvor dit udviklings- eller projektbudget bliver udfordret.

Et simpelt projektoverblik kan sikre, at I som organisation i fællesskab kan få et indblik i, hvad der pågår. I kan se den fælles opgave, I står overfor, og som I skal levere på som et samlet team. Det giver ejerskab, fælles fodslag og retning for arbejdet både med de mange projekter og med det enkelte – og din budgetsikkerhed er hermed allerede øget markant.

Sådan gør Andres og Halsnæs Forsyning A/S

Andres Abildgaard er leder af Plan & Projekt i Halsnæs Forsyning A/S. Han og forsyningen ønsker at løfte projektarbejdet gennem bedre forståelse for, hvad de enkelte projekter kræver af ressourcer, tid og økonomi – samt hvilken værdi projekterne vil generere for forsyningen. 

Billede: Andres Abildgaard, leder af Plan & Projekt i Halsnæs Forsyning A/S

Det skal ske ved mere uddybende analyser og beskrivelser af projekterne.

Af den grund har Andres arbejdet med en pragmatisk projektmodel, der stiller hjælpeværktøjer til rådighed for projektlederne.

Projektlederne er dedikerede og dygtige til projektarbejdet – og leverer en god individuel indsats på deres projekter.

Næste skridt i projektarbejdet kræver en bedre fælles forståelse for hele projektarbejdet.

Andres har ansvaret for, at Halsnæs Forsyning A/S igangsætter de rigtige projekter på det rigtige tidspunkt.

Det er også hans ansvar, at det samlede projektbudget holder. Det arbejde er fuldstændig umuligt uden et tæt sammenspil med forsyningens projektledere.

Måtte tænke ud af boksen

På en workshop gennemgik Andres og hans projektlederkolleger nedenstående 8 trin – og det var en øjenåbner, der har betydet et helt andet fælles ansvar for projekterne, dog fortsat med solid individuel projektledelse af hvert enkelt projekt.

Nu hænger forsyningens projektoverblik centralt i Halsnæs Forsynings nye domicil – og det har betydet en anden og langt bedre dialog om projekterne. Flere og flere projekter finder nu løbende vej til tavlen. Forsyningens projektopfølgningsmøder afvikles foran tavlen – så de ændringer og prioriteringer, der sker på den, er kendt af alle projektledere.

Der hvor yderligere information er påkrævet – for den rette trimning af porteføljen og de nødvendige beslutninger omkring prioriteringerne i den – vender projektlederen tilbage til sit arbejde med projektet og indhenter flere oplysninger.

Her bliver han/hun selv klogere på det enkelte projekt, mens han/hun tilvejebringer den nødvendige information til det samlede projektarbejde.

Andres – om den nye måde at arbejde på…

Om den nye måde at arbejde på fortæller Andres:

“Vi har i lang tid forsøgt at finde den rigtig måde at prioritere vores projekter på, samt tydeliggøre status på dem.
Vi har gerne villet sikre et fornuftigt flow mellem projekterne, og vi har ønsket, at opstart af nye projekter, ikke ”bare” blev de projekter, der var mest interessante, set fra et projektleder synspunkt.”

“Overblikket har i hvert fald i første omgang givet en tydelighed om hvilke projekter, vi arbejder med og hvor de er henne i projektmodellen. Vi er kun lige startet med denne måde at styre projektporteføljen på, men de første tilbagemeldinger er gode.”

Vi ved, hvorfor vi gør, som vi gør – og det motiverer!

Projektoverblikket har øget projektledernes motivation til at udarbejde de nødvendige beskrivelser af projekterne. Andres forklarer hvorfor:

“Mange af vores projektledere har ikke været vant til at arbejde så struktureret med vores projektmodel, som vi gør nu.”

“Motivationen har godt nok været der, men tidligere var det ikke så synligt, hvad vi skulle bruge fx beskrivelser af projekterne til, og det krævede løbende forklaringer om hvorfor og hvordan. Vi skal som ledelse hele tiden arbejde med – og have fokus på – hvorfor vi gør, som vi gør.”

Sammenhæng mellem projekter og strategi

Andres og Halnæs Forsyning ønsker en endnu bedre sammenhæng mellem projekter og strategi – her kan de bruge projektoverblikket.

“I januar 2020 udarbejder vi nye handlingspunkter på baggrund af vores vision i virksomheden. Når de bliver rullet ud vinter/forår, så vil et væsentligt element være hvilke projekter, vi sætter i gang og hvornår.

De projekter, vi arbejder på nu og prioriterer, er naturligvis også forankret op mod en strategi, men den er ikke helt så tydelig i projektprioriteringen. Den direkte strategiske sammenhæng er næste skridt.”

Andres har skabt synlighed i nye rammer

Halnæs Forsyning flyttede i nyt domicil i stort set samme uge som projektoverblikket blev etableret. Alle medarbejdere er nu samlet et sted. I det nye domicil har overblikket fået en central placering.

“Både vores sammenflytning på Havnevej og synliggørelsen af projekterne på vores projekttavle har givet medarbejderne en tydelig indsigt i projekterne.”

“Det betyder, at leder, medarbejder, chefer og drift kommer hen til den pågældende projektleder, hvis der er et input eller noget, der også bør overvejes i projektet.”

“Hertil kommer, at tavlen giver mig som leder mulighed for hele tiden have styr på fremdriften på projekterne, og jeg kan således på vores ugentlige tavlemøder spørge ind til fx hvorfor der ikke er den aftalte fremdrift på et givent projekt.”

Andres og Halsnæs Forsyning A/S er i øvrigt optaget af dialogen med andre forsyninger og virksomheder, der også arbejder med løft af projektarbejdet gennem bedre porteføljeledelse. Han opfordrer derfor andre:

“Hvis der sidder nogen derude, der er interesseret i at sparre om porteføljeledelse og prioritering af projekter, så er I meget velkomne til at kontakte mig, så vi kan lære af hinandens erfaringer…”

Opfordring hermed givet videre…

Billede: Fra workshop til virkelighed i Halsnæs Forsyning A/S

Et projektoverblik kommer i mange afskygninger

Projektoverblik kommer i mange afskygninger – og kan fungere både analogt og digitalt. En virksomheds projektportefølje kan visualiseres og opstilles på mange måder alt efter hvilke elementer og data, man gerne vil fokusere på.

Det projektoverblik, som Halsnæs Forsyning A/S arbejder med, giver værdi øjeblikkeligt. Uden brug af it-systemer og lange implementeringsprocesser.

Projektoverblikkets udformning er inspireret af projekt- og leanværktøjet Kanban, som er opfundet og taget i brug hos Toyota i 1953 til kontrol og forbedring af produktionsraten.

I denne sammenhæng er værktøjet løftet op på et mere overordnet niveau – og bliver således brugt til prioritering og fremdriftsoverblik for hele projektarbejdet.

I kan også komme hurtigt i gang

Hvis I vil prøve kræfter med et projektoverblik, kan I gribe overblikket an som Halsnæs Forsyning A/S.

Projekttavlen kan med fordel inddeles i 4 kolonner, der repræsenter en helt simpel fasemodel. Kolonnerne navngives idéfase, planlægningsfase, gennemførelsesfase og afslutningsfase. Hvis I har en projektmodel med andre faser end disse 4, vil det selvfølgelig være en fordel at bruge jeres egne.

Når I arbejder med overblikket og placerer jeres projekter i det – fx gennem de 8 trin nedenfor – vil I med stor sandsynlighed opleve et andet engagement i det samlede projektarbejde, end I tidligere har set.

Skab synlighed med et projektoverblik – det virker!

Synlighed, samarbejde og synergi er bærende i arbejdet med at skabe projektoverblik.

Naturligvis er det fristende (og fornuftigt) at it-understøtte projektporteføljearbejdet og bruge projektdata i et større og mere velunderbygget business intelligence arbejde. Men den gode digitale proces starter ofte med en analog, hvor man “finder sine ben” og det rette ambitionsniveau for organisationen. Og det gælder også med projektoverblikket og porteføljeledelsen.

Derfor er den største fare med et projektoverblik, at det lever et stille, skjult liv på din computer i et excel-ark, som du selv udarbejder. Prøv i stedet at gribe processen mere åbent an – fx gennem de 8 trin nedenfor.

Det er i den fælles erkendelse af, hvor meget der er i gang – i dialogerne om, hvad der er vigtigst og hvordan det samlede projektpuslespil bedst lægges, at gensidig respekt for hinandens projekter og synergier mellem dem opstår.

De dialoger eller spørgsmål, der opstår foran jeres projektoverblik, er værd at holde fast i og notere ned. De kan danne basis for næste løft af jeres projektarbejde – og er essentielle, når I ønsker at digitalisere jeres samlede projektarbejde.

Hvornår er et projektoverblikket tilstrækkeligt?

Silooptimering og projektprioriteringer på afdelingsniveau er nærmest modstridende med god porteføljeledelse. I hvert fald når projekter rækker ud over afdelingsniveau – og det gør de fleste projekter, hvad enten vi vil det eller ej.

Et projektoverblik bør favne projekter i alle involverede eller påvirkede afdelinger. Det giver fx ikke tilstrækkelig værdi, at en afdeling arbejder med egen, decentral projektportefølje, hvis én eller flere andre afdelinger er essentielle i deres projekter.

Overvej derfor om de projekter, der lever i din afdeling, trækker på kompetencer fra andre afdelinger eller kommer til at påvirke arbejdet hos flere medarbejdere end dem, der er ansat i din afdeling.

Værd at vide om hvert enkelt projekt

I den helt tidlige dialog (trinene nedenfor), mens I arbejder med at etablere projektoverblikket, vil et projektnavn og en angivelse af, hvem der er projektleder være tilstrækkeligt.

Men I kommer sikkert ikke langt i arbejdet, førend behovet for mere information opstår. Husk at den information, man tilfører sit kanban-kort (eller projektkort), kun er highlights fra den samlede projektinformation, der forefindes hos projektlederen og i dennes projektanalyser.

Her er et eksempel på et projektkort – som du kan printe ud og bruge på jeres kanbantavle. Det egner sig til A5 og kan fint fungere på en tavle enten lamineret (til løbende genbrug og nye projekter) eller i karton.

8 trin til en god, involverende start

1. Saml dine projektledere til en fælles workshop. I stedet for, at du ankommer med en samlet liste over jeres projekter, så lad projektlederne udarbejde en seddel/post-it for hvert af de projekter, de er ansvarlige for (og som er planlagt eller i gang). Én post-it pr. projekt. Der angives bare projektnavn og projektleder (i første omgang). I skal kunne læse projektnavnet på afstand.

2. Lav en midlertidig kanban projekttavle på væggen – hvis I har en meget stor whiteboardtavle, kan den bruges. Alternativt kan I bruge brownpaper eller malertape til at markere kanbantavlens kolonner. Inddel tavlen som beskrevet ovenfor eller som jeres egen projektmodel. 

3. Projektlederne placerer nu deres projekter i den fase, de er i pt. ikke-igangsatte projekter placeres til venstre for idékolonnen (udenfor tavlen). Eventuelle agile projekter placeres i gennemførelsesfasen. Mens projektledere placerer egne projekter, får de også en forståelse for hvor deres kollegers projekter er. Når alle projekter er placeret, træder I et skridt væk fra væggen – og betragter jeres projektoverblik.

4. I laver nu endnu en opdeling af projekttavlen med en horisontal linje, så tavlen deles i en aktiv og en passiv del. Den aktive del af tavlen (den øverste) skal nu indeholde projekter, som projektlederen reelt kan arbejde med nu. Projekter, der af den ene eller den anden grund afventer eller er på pause, flyttes ned under linjen. Det kan være projekter, der afventer eksterne samarbejdspartnere, myndighedsgodkendelser eller andet.

5. Tag en snak om, hvordan projekterne fordeler sig i overblikket. Det plejer at være en overraskelse for mange projektledere, at den prioritering af de mange opgaver, man har på sit bord – og som er hamrende svær – bliver lettere at gå til, når man ser projektoverblikket foran sig.

  • Overvej sammen fx følgende:
    • Er der mange projekter i den samme fase?
    • Er I ved at planlægge mere end I vil kunne gennemføre?
    • Er der faser, hvor I ikke har meget i gang eller har I opstuvninger af projekter undervejs – og hvorfor?
    • Giver fordelingen anledning til flaskehalse?
    • Har I den fornødne viden om projekterne til at kunne flytte dem fremad (fx fra idé til planlægning eller fra planlægning til gennemførelse) i overblikket?
    • Er der en rimelig fordeling af projekter mellem jeres projektledere?
    • Vil I forvente, at de igangværende projekter kan bidrage til at realisere jeres strategi? Osv.

6. Når I har drøftet projektoverblikket – og styrkerne og svaghederne i det – planlægger I næste skridt i fællesskab. Det udarbejdede projektoverblik giver fx ikke nogen tidsmæssig forståelse for, hvornår de kortlagte projekter afvikles og er færdige. Der er ingen præcisering af, hvem der er involveret hvornår. Mange data er ikke vist her. Men måske er det netop noget af det, I skal videre med nu. Hvilke data har I brug for på de enkelte projekter for at kunne styre de mange? For at kunne prioritere mellem dem?

7. Projektoverblikket fastholdes – enten ved at etablere en reel kanbantavle, som de har gjort det i Halsnæs Forsyning A/S, eller ved at genskabe det i et kanban understøttet it-system eller tegne det op i Power Point eller lignende. Excel duer ikke – fordi Excel skaber flimmer for øjnene af mange, der kan have fordel af at betragte jeres projektoverblik. Og fordi et Excel-ark typisk tilbringer det meste af tiden skjult for organisationens øjne i en folder på en server et sted i jeres it-miljø – ude af øje – ude af sind. Excel er bedre til detaljer end til overblik og kommunikation – som faktisk er det, vi gerne vil opnå med projektoverblikket her.

8. Nu hvor I har et projektoverblik etableret, er tiden inde til at bringe det i spil i det daglige projektarbejde. Arbejd fx med en testperiode, hvor I fx kan beslutte jer for, at der ikke må bringes projekter ind i overblikket eller at I ikke må skifte fase på projekterne uden, at alle projektledere står rundt om jeres tavle – og der er en fælles forståelse for hvorfor projektet flyttes.

Rigtig god fornøjelse!

Og lad os endelig høre, hvordan det er gået med etableringen af projektoverblikket og hvilke erkendelser I har opnået med det!

 

 

Måske vil du læse flere blogindlæg?

Indlæg

Hvorfor har projekter brug for en styregruppe?

Projekter har brug for et projektejerskab, der tager ansvar for projektet – og plejer dets interesser på tværs i organisationen. En styregruppe sikrer det ejerskab.

Indlæg

Porteføljeledelse løfter virksomheden – og giver gladere projektledere!

Porteføljeledelse og heraf gennemførelse af de rigtige projekter, skaber ikke kun værdi for virksomheden, det giver også bedre, mere dedikerede og motiverede projektledere!

Lad os starte uforpligtende

Afsæt for samarbejde

Ethvert samarbejde baserer sig på tillid

Den opnår vi gennem dialog. Kontakt os, og vi tager os god tid forud for et evt. samarbejde til at forstå dine udfordringer og den effekt, du ønsker at opnå.

Skriv på:

Ring på:

Nyt om projekter - direkte til dig?

Så modtager du Adaptare.dks nyhedsbrev om den sunde projektkultur