Adaptare.dk | Indlæg | Fokus på 6 områder – for en sund projektkultur

Fokus på 6 områder – for en sund projektkultur

af | 14. okt, 2019

Adaptare.dks Projektkultur Model er stærkeste værktøj, når jeg drøfter projektkultur med virksomheder og organisationer – og når jeg designer processer for løft af samme.

Den binder projektarbejdet sammen i hele virksomheden og sikrer fokus på 6 områder, som du bør kende, hvis du arbejder for en sund projektkultur.

”Behøver projektarbejdet at være så akademisk? Det er som om, at bare fordi vi kalder noget et projekt, så stiger mængden af besvær og dokumentation helt unødigt meget. Er der ikke noget smartere, vi kan gøre?”

Strategi er fundament for projektkultur

Det gode projekt kan begynde, når I har jeres organisationsstrategi på plads. Derfor er det grønne strategifelt grundlaget for alt andet i projektkulturmodellen. Alle de andre farver og elementer ligger oven på den grønne.

Det gode projektarbejde starter og slutter med strategi. Strategien er prioriteringsrammen, for alt det I gør og sætter i gang i virksomheden og strategien er målet.

Et projekt skaber værdi, når det fører jer tættere på et overordnet strategisk mål.

Men strategiarbejde er svært. 90 procent af alle strategier realiseres ikke. Måske kender du også følelsen af en strategi, der aldrig kommer længere end til en flot Power Point. Og måske har I også overvejet at få hjælp til at implementere den.

Strategi skal ikke være noget, der giver jer ondt i maven eller som pågår ved festlige lejligheder, når I har besøg af en ekstern konsulent. Det skal være jeres hverdag.

Forestil dig, at I arbejder med strategi som omdrejningsnøgle for projekterne, og at strategiimplementeringen derfor bare er noget, I gør. Sådan bliver det, når man placerer strategien i det grønne felt og lægger alt andet ovenpå.

Projektkultur

Med en sund projektkultur kan I realisere jeres strategi – og ikke nok med det, så er der en masse sidegevinster forbundet med det røde felt i midten af modellen.

Den sunde projektkultur sikrer, at I bruger jeres ressourcer på de tiltag, der giver mest værdi. Den betyder, at jeres træfsikkerhed i forhold til fx budgetter og digitalisering øges og at jeres produktivitet forbedres fordi jeres medarbejdere skal foretage færre skift i deres arbejdsopgaver. Heraf følger naturligt en generel stigning i arbejdsglæde og motivation.

Den sunde projektkultur kommer gennem jeres arbejde med følgende 6 fokusområder i modellen:

1 / Prioritering af indsatser og projekter i forhold til strategien

2 / Overblik over- og trimning af projektporteføljen (alle planlagte og igangværende projekter)

3 / Design og ejerskab af projekters proces

4 / Tydelige projektmål

5 / Involvering af fagspecialister og eksperter

6 / Implementering af projektresultater

Som leder i virksomheden er du i realiteten overordnet ansvarlig for alle 6 områder. Men for at opnå succes med projektarbejdet og strategirealiseringen er der behov for, at du er udførende på punkt 1 og 2. Som projektleder er dit primære fokus punkt 3 og 4 – og er du specialist vil du først og fremmest skulle fokusere på 5 og 6.

Leder – prioritering og portefølje

Du er ansvarlig for punkt 1 og 2 

Som succesfuld leder i en sund projektkultur har du ansvaret for et fuldstændigt overblik over de projekter, der pågår i din virksomhed.

Du kan til enhver tid opremse og rangordne alle planlagte og igangværende projekter og du kan prioritere dem i forhold til, hvad det giver mest værdi og bidrager mest til strategirealiseringen.

Forestil dig, at en medarbejder dukker op på dit kontor med en ny god idé som han eller hun synes, I bør skyde i gang. Og forestil dig så den ro du har i maven, når du ved præcist hvilke spørgsmål, du vil stille og hvilke svar, du har brug for, for at kunne vurdere om – og hvornår – projektet passer ind i jeres dagligdag.

Med overblik og indsigt i projekterne er du med til at skabe gunstige vilkår for de projektledere, der skal eksekvere på dem. Du kan sikre projektlederne de fornødne ressourcer, din opmærksomhed og dit projektejerskab. Hertil kommer at du kan sætte projekter på pause eller lukke dem, der viser sig overflødige, så de ikke dræner virksomheden unødigt for kræfter.

Uden dit overblik og din projektbevågenhed forplanter frustration og ligegyldighed sig ned gennem organisationen og forpurrer det gode projektarbejde. Dit fokus er essentielt og afgørende.

Projektleder – mål og proces

Du er ansvarlig for punkt 3 & 4

Som projektleder i en sund projektkultur er du ansvarlig for projektets proces og for at bringe projektet succesfuldt i mål (punkt 3 og 4 under projektkultur ovenfor). Du har både styr på den leverance, du er ansvarlig for og det langsigtede strategibidrag (effekten eller gevinsten), leverancen skal bringe jer. Du formår også at beskrive det for den øvrige del af organisationen.

Du kan designe en projektproces, der til tider er agil, andre gange plandrevet, og som altid tager afsæt i projektets kontekst og kompleksitet. Med den synlighed du formår at skabe omkring processen, sikrer du, at den er i synergi med den prioritering og den portefølje, som ledelsen bærer ansvaret for.

Din proces understøtter naturligvis krav til levering, kvalitet, gevinstrealisering, ledelsesbeslutninger og godkendelser. I processen sikrer du den rette involvering af specialister og fagpersonale, så der er et bredt ejerskab til den og til resultaterne af den.

Din tilgang er konstruktiv og du er projektets ildsjæl. Det du opnår, er engagerede projektdeltagere, high-fives, kage og virksomhedens respekt når vigtige milepæle nås og projektets succes er en realitet.

Specialist – involvering og implementering

Du er afgørende for punkt 5 og 6

Som specialist eller fagmedarbejder i en sund projektkultur er du motoren og kernen i projektarbejdet. Uden dig har hverken din leder eller din projektleder et projekt. Et faktum som du naturligvis håndterer ydmygt.

Du er ansvarlig for de faglige input, ekspertisen og kvaliteten af det leverede, og din involvering er afgørende for både leverance og effekt..

Din oplevelse er et respektfyldt og tæt samarbejde med projektlederen, der holder fast i trådene, imens du også finder tid til at løse dine andre opgaver i driften. Du bliver involveret løbende og er en vigtig bidragyder, når faglige diskussioner skal klappes af.

Du ved, at projekterne ikke er i vejen for den drift, du til dagligt agerer i, men at projekterne udvikler den, så du også i morgen kan være en del af en velfungerende arbejdsplads.

Implementeringer betyder forandringer hos dig og den øvrige organisation. Det er dig, der føler forandringen og gennemfører den i praksis i tæt sammenspil med ledelsen, og først når forandringen er sket, kan strategibidraget blive en realitet.

Sammenhængskraften

Sammenhængskraften mellem fokusområderne er markeret med hvidt i modellen.

Som leder er du for eksempel ansvarlig for den implementering, der primært(!) udspiller sig blandt virksomhedens specialister. Som projektleder er du designer af projekternes proces, med respekt for, at ledelsen har brug for at kende, forstå og nikke til processen. Det giver lederne mulighed for, at de kan bevare et overblik over den samlede projektafvikling i virksomheden. Du er også bevidst om, at den bedst designede proces er skabt i fællesskab med de specialister og ledere, der skal indgå i den.

Dialogen på tværs, det fælles ansvar, den fælles forståelse og det fælles sprog er derfor bærende i en sund projektkultur.

Måske vil du læse flere blogindlæg?

Indlæg

Kend 5 barrierer for en sund projektkultur

Når en sund projektkultur gavner forretningen og giver succesfuld eksekvering og realisering af jeres strategi, så er det godt at vide, hvad der kan stå i vejen for den.Der er 5 Barrierer, du bør kende Hvis I står midt i et løft af jeres projektarbejde, så er der er…

Indlæg

Strategi og projekter – går hånd i hånd

Adaptare.dk optræder lige nu i Dansk Projektledelses tidsskrift “Projektledelse” med artiklen “Strategi og projekter – aldrig uden hinanden”. Tidsskriftet henvender sig til alle, der har en interesse i projektledelse. Læring og aflæring – et tema Tidskriftets tema var…

Lad os starte uforpligtende

Afsæt for samarbejde

Ethvert samarbejde baserer sig på tillid

Den opnår vi gennem dialog. Kontakt os, og vi tager os god tid forud for et evt. samarbejde til at forstå dine udfordringer og den effekt, du ønsker at opnå.

Ring på:

Skriv på:

Nyt om projekter - direkte til dig?

Så modtager du Adaptare.dks nyhedsbrev om den sunde projektkultur